Le Ministre de la Jeunesse et de l’Education Civique lance, pour le compte de son département ministériel, un Appel d’Offres National Restreint relatif au recrutement d’un cabinet pour le Développement d’une plateforme numérique de gestion du courrier, des archives et du suivi des dossiers sur financement du Budget d’Investissement Public de l’exercice 2025.

La mission consiste à confier à une société de service et d’ingénierie informatique une prestation à réaliser au profit du Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique (MINJEC). Cette prestation a pour objectif la mise en place d’une application numérique de gestion du courrier, des archives et le suivi des dossiers au MINJEC.

De façon spécifique, il s’agit de doter le MINJEC d’un système intégré de gestion électronique du courrier, des archives et du suivi des dossiers. Le système qui devra être intégré à l’intranet doit également être suffisamment souple et ouvert pour permettre l’intégration avec l’existant, et la prise en compte des fonctionnalités futures.

Cet outil devra outre la gestion du courrier, prendre en compte le processus de gestion documentaire de son initiation à l’archivage, de même que le suivi des dossiers initiés et déposés au MINJEC par les usagers.

Ainsi l’application devra assurer :

• La gestion des flux de tous types de documents entrants, sortants et internes ;

• La dématérialisation (numérisation) et le classement de l’information ;

• La mutualisation et circulation de l’information ;

• Un Workflow paramétrable ;

• Le traitement et l’exploitation des données statistiques (Statistiques en types de documents, volumétrie, délais) ;

• La liaison entre documents d’un même dossier ;

• La liaison et la fusion avec la suite des logiciels Microsoft Office ;

• La possibilité d’accès Full Web ;

• Les recherches « Full Text » et multicritères ;

• La constitution des requêtes prédéfinies et la possibilité de composer de nouvelles requêtes ;

• L’archivage numérique ;

• La gestion des niveaux d’accès par utilisateurs et des groupes d’utilisateurs.

En plus des objectifs spécifiques précédemment énumérés, les prestations suivantes doivent aussi être exécutées :

• Déploiement de l’application ;

• Formation des utilisateurs.

La présente mission se déroulera sous la supervision du Ministère de la Jeunesse et de l’Éducation Civique, avec qui le prestataire conviendra, dans une phase préliminaire, du balisage du travail à effectuer.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de FCFA Toutes Taxes Comprises (TTC) cinquante-cinq millions (55 000 000).

Les prestations, objet du présent appel d’offres, sont organisées en un (01) lot unique.

La consistance de ces prestations est détaillée dans les Termes de Référence (TDR) du présent DAO.

Le présent Appel d’Offres est restreint à la liste des candidats préqualifiés ci-après :

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres sont financées par le Budget d’Investissement Public MINJEC de l’exercice 2025 sur l’imputation 59 26 147 07 99 00 00 521311

- Mode de soumission 

Le mode de soumission retenu pour cette consultation est la soumission en ligne.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance/Service des Marchés Publics au du Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique, Porte N°009 au Rez-De-Jardin de l’immeuble siège, sis au Centre Administratif de Yaoundé, Tél. 222 20 35 70, dès publication du présent avis.

Il peut également être consulté en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm ainsi que sur le site internet de l'ARMP (www.armp.cm).

La version physique du dossier peut être consultée gratuitement dans les services du Maître d’Ouvrage aux heures ouvrables à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics au Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique, Bâtiment siège, du MINJEC sis au Centre Administratif de Yaoundé, RDJ, Porte 009, Tél. 222 20 35 70, dès publication du présent Avis, sur présentation d’une quittance de versement d’une somme non remboursable de soixante-cinq mille (65 000) Francs CFA, payable au Trésor Public.

Il est également possible d’obtenir le DAO par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS disponible aux adresses sus indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le payement des frais d’achat du DAO.

a) Mode de soumission en ligne

Les offres sont établies en français ou en anglais.

Les offres devront être transmises par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 7 aout 2025 à 13 heures. 

Sous peine de rejet, et dans le même délai que ci-dessus, une copie de sauvegarde des offres enregistrée sur clé USB ou CD/DVD devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », ainsi que la version physique de la caution de soumission accompagnée du récépissé délivré par la CDEC. Le pli devra être déposé sur décharge et portera la mention :

 AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERTN° 016 /AONO/MINJEC/CIPM/2025 DU 30 JUIN 2025   RELATIF AU RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR LE DEVELOPPEMENT D’UNE PLATEFORME NUMERIQUE DE GESTION DU COURRIER, DES ARCHIVES ET DU SUIVI DES DOSSIERS

 « A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

b) Taille et format des fichiers

Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme COLEPS et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

•   5 MO pour le Dossier Administratif ;

•  15 MO pour l’Offre Technique ;

•   5 MO pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

•   Format PDF pour les documents textuels ;

•   JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Le délai maximum d’exécution est de deux (02) mois à compter de la date de notification de l’Ordre de Service de commencer les prestations. Ce délai comprend le temps nécessaire au Maître d’Ouvrage pour apprécier les différents rapports qui seront soumis à son évaluation dans le cadre de ce marché.

Chaque soumissionnaire devra joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission, acquittée à la main délivrée par un organisme ou une institution financière agréée par le Ministre chargé des finances pour émettre les cautions dans le domaine des marchés publics dont la liste figure dans la pièce 13 du DAO et dont le montant s’élève à un million cent (1 100 000) Francs CFA valable pendant trente (30) jours au-delà du délai de validité des offres. Cette caution doit être timbrée et accompagnée du récépissé de consignation délivré par la Caisse des Dépôts et de Consignations (CDEC). L’absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou un organisme financier de première catégorie autorisé par le Ministère chargé des Finances à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics, timbrée et assortie du récépissé délivré par la CDEC entraînera le rejet pur et simple de l'offre. De plus, une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente. Enfin, la caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.

Les pièces administratives, l'offre technique et l'offre financière doivent être placées dans des dossiers différents.

Seront irrecevables par le Maître d’Ouvrage :

• les plis portant les indications sur l'identité du soumissionnaire ;

• les plis parvenus postérieurement aux dates et heures limites de dépôt ;

• les plis non-conformes au mode de soumission en ligne ;

• les plis sans indication de l’identité de l’Appel d’Offres.

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par un organisme ou une institution financière agréée par le Ministre en charge des finances pour émettre les cautions dans le domaine des marchés publics, entraînera le rejet pur et simple de l'offre sans aucun recours. Une caution de soumission non timbrée, non accompagnée du récépissé de la CDEC ou n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente. En plus, la caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.

L’ouverture des offres sera effectuée en un (01) temps par la Commission Interne de Passation des Marchés, en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres respectives.

Elle aura lieu le 07 aout 2025 à 14 heures, heure locale, dans la salle de la CIPM, Porte N°010, sise au Rez-De-Jardin de l’immeuble siège au Centre Administratif de Yaoundé.

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une seule personne de leur choix dûment mandatée même en cas de groupement d’entreprises.

Sous peine de rejet, les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou l’autorité administrative compétente, conformément aux dispositions du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles doivent dater de moins de trois (03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis d’Appel d’Offres.

En cas d’absence ou de non-conformité d’une pièce du dossier administratif lors de l’ouverture des plis, après un délai de 48 heures accordé par la Commission, l'offre sera rejetée.

– Critères éliminatoires

Les critères éliminatoires ci-après sont valables autant pour l’évaluation du dossier administratif que pour l’évaluation des offres techniques et financières.

Il s’agit : 

- de l’absence de la version physique du cautionnement de soumission, timbrée et accompagnée du récépissé de la CDEC, à l’ouverture des plis;

- de la non-production au-delà du délai de 48 h après l’ouverture des plis, d’une pièce du dossier administratif jugée non conforme ou absente lors de l’ouverture des plis (excepté le cautionnement de soumission);

- des fausses déclarations, manœuvres frauduleuses ou des pièces falsifiées ;

- de la  présence dans l’offre technique des informations relatives à la proposition financière ; 

- du non-respect du profil du Chef de Mission (avoir une note inférieure à 6/8 pour le chef de mission)

- de l’obtention d’une note technique inférieure à 80 points sur 100 ;

- de l’absence de la déclaration sur l’honneur de non abandon de marchés au cours des trois dernières années ;

- du non-respect du format de fichier des offres ;

- de l’absence de la copie de sauvegarde ;

- de l’absence d’un prix unitaire quantifié dans l’Offre financière ;

- de l’absence d’un élément de l’offre financière (la soumission, les BPU et le DQE) ;

- de l’absence de la charte d’intégrité datée et signée ; 

- Les critères essentiels

- Référence du candidat ;

- Personnel clé ;

- Compréhension de la Mission et Méthodologie du travail 

- Personnel d’appui

- Capacité financière 

L’Autorité Contractante attribuera le Marché au soumissionnaire dont l’offre a été reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres et qui dispose des capacités techniques et financières requises pour exécuter le Marché de façon satisfaisante et dont la note finale est celle la plus élevée.

Le consultant sera choisi par la méthode de sélection qualité-coût, conformément aux procédures décrites dans le présent DAO.

La note finale N sera calculée par la combinaison pondérée des notes techniques et financières suivant la formule ci-après :

La note financière (Nf) est obtenue de la façon suivante :

Soit Fm le montant de la proposition la moins disante, sa note financière sera prise égale à 100 points. Les notes des autres soumissionnaires calculées à partir de la note financière de la proposition la moins disante sera obtenue par la formule : Nf= (100 x Fm)/F.

Fm = le montant de la proposition la moins disante ;

F = le montant de la proposition considérée.

 Le soumissionnaire ayant la note finale la plus élevée sera déclaré adjudicataire du marché par le Maître d’Ouvrage.

- Nombre maximum de lots 

Les prestations, objet du présent appel d’offres, sont organisées en un (01) lot unique. Ainsi, tout candidat ne pourra soumissionner que pour ce seul lot.

Durée de validité des offres

Les soumissionnaires restent tenus par leurs offres pendant quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics du Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique, Bâtiment siège, sis au Centre Administratif de Yaoundé, RDJ, Porte 009, Tél. 222 20 35 70. ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm.

- Lutte contre la corruption et les mauvaises pratiques

Pour toute dénonciation pour des pratiques, faits ou actes de corruption, bien vouloir appeler la CONAC au numéro 1517, l’Autorité chargée des Marchés Publics (MINMAP) (SMS ou appel) aux numéros : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48 ou le MO/MOD au numéro 222 238 886.